Kontakt und Behördenverzeichnis

Wenn der digitale Lesesaal in Kombination mit einem Kontakt- und Behördenverzeichnis (KuB) (opens new window) eingesetzt wird, kann die DLS-Komponente "KuB Sync" automatisch Benutzer, die sich im Lesesaal (Bestellschalter) registrieren, im KuB erfassen.

Sync

Wenn der kub-sync eingerichtet ist, lädt er jede Nacht (start ca. 4 Uhr) alle Benutzer aus dem externen DLS und erstellt / aktualisiert die Person im KuB. Dabei wird eine thirdPartyId im KuB vergeben, damit der richtige Datensatz wieder gefunden werden kann.

Es wird immer nur in eine Richtung aktualisiert: vom DLS ins KuB. Vom KuB in den DLS wird nicht synchronisiert. Die Hoheit liegt beim Benutzer im öffentlichen DLS.

Datensätze, die vom KuB Sync angelegt werden, werden auch vom KuB Sync aktualisiert. Sie werden anhand der thirdPartyId erkannt.

Eigenschaften

Folgende Eigenschaften aus DLS werden in KuB importiert:

Person Datensatz:

• Vorname
• Nachname
• Tag DLS
• thirdPartyId (Technisch)
• Organisation (Sofern Custom-Field in KuB eingerichtet ist)

E-Mail Datensatz:

• E-Mail
• Label DLS
• thirdPartyId (Technisch)

Adresse Datensatz:

• Strasse
• Hausnummer
• Ort
• Land
• PLZ (nur wenn Land Schweiz ist; Einschränkung von KuB)
• Label DLS
• thirdPartyId (Technisch)

Custom Field "Organisation"

Damit das Feld Organisation in KuB importiert wird, muss in KuB ein Custom-Field auf der Person erfasst werden mit dem Label DLS Organisation (exakt).

Es wird absichtlich keine Organisation angelegt, da sonst ein Besucher das automatische Erstellen einer Organisation bewirken kann und die Organisationen dann mit händischem Aufwand gepflegt werden müssen.

Existierende Personen

Wenn die E-Mail-Adresse des DLS-Benutzers bereits mit einer Person in KuB erfasst ist, die nicht vom DLS Kub-Sync erstellt wurde, dann wird diese Person weiter verwendet und nicht eine neue Person erstellt, damit keine Duplikate erstellt werden. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass eine andere Anwendung die gleiche Person auch kennt. Der Datensatz wird daher angereichert aber nicht komplett überschrieben.

Konkret:

• Auf der Person wird das Label DLS gesetzt und das Custom-Feld DLS Organisation befüllt. Alle anderen Felder werden nicht aktualisiert.
• Wenn im DLS ein anderer Name erfasst ist und es die Custom-Felder DLS Vorname und DLS Nachname gibt, werden diese mit dem DLS-Namen befüllt. Dies hilft es den Fall zu erkennen, wenn der Benutzer seinen Namen ändert. Der primäre Namen wird bewusst nicht überschrieben damit die Kontrolle in der Organisation bleibt.
• Die E-Mail Adresse wird nicht aktualisiert.
• Die DLS-Adresse wird normal hinzugefügt / aktualisiert.

Custom Felder

Für den vollen Umfang werden in KuB folgende Custom Felder konfiguriert:

• DLS Organisation als Textfeld (einzeilig)
• DLS Vorname als Textfeld (einzeilig)
• DLS Nachname als Textfeld (einzeilig)